W grudniu przeżywaliśmy chwilowy nawrót dobrego nastroju wywołany pozytywnymi informacjami w kwestii rozpoczęcia akcji szczepień przeciw COVID-19. Niektóre kraje narzuciły szybkie tempo podawania szczepionek i pomimo trzeciej fali zachorowań na COVID-19 w Europie czuć było entuzjazm. Niestety informacje w nowym roku nie są już tak dobre i szczepienia w Polsce nie będą szybko i łatwo dostępne dla wszystkich. Niepewność związana z tym jak będzie w kolejnych miesiącach wyglądał rynek pracy i gospodarcze obostrzenia wywołują dodatkowy stres u menedżerów. Kalendarium szczepień przeciw COVID-19, jako element gry rynkowej, będzie w 2021 roku decydowało o losach przedsiębiorstw i poszczególnych branż.
Podejmowanie decyzji utrudnia dziś menedżerom wiele czynników związanych z niepewnością i gospodarczym chaosem. Różne branże wystartują w różnych momentach, w zależności od tego, jakich pracowników zatrudniają i kiedy się zaszczepią. Już zaszczepili się lekarze oraz farmaceuci jak również psycholodzy pracujący z pacjentami, za moment zaszczepieni będą nauczyciele i pracownicy transportu. O szybsze szczepienia apelują też inne grupy zawodowe. Oznacza to duże wyzwania np. dla podwykonawców branży medycznej, której pracownicy ciągle będą oczekiwać w kolejce na swoją turę szczepień. Podobnie firmy pracujące na zlecenie branży edukacyjnej, które współpracują ze szkołami też nie będą mogły dostarczać usług poza działaniami online dopóki ich pracownicy nie przejdą szczepień. Razem z wkraczaniem kolejnych grup zawodowych w fazę szczepień dla menedżerów firm podległych będą narastać wyzwania związane z presją na jak najszybsze ponowne pełne uruchomienie działalności poza siecią Internet.
Takie przykłady można mnożyć, można nawet przypuszczać, że firmy zatrudniające osoby starsze lub zatrudniające konkretne grupy zawodowe z pierwszeństwem do szczepień mogą zyskać przewagę w powrocie do normalności gospodarczej post-COVID. Na tego rodzaju przewidywaniach swoje decyzję muszą opierać menedżerowie wielu firm i korporacji. Sytuację pogarsza fakt, iż kalendarz szczepień nadal pozostaje kwestią otwartą i jako uprzywilejowane dopisywane są do niego kolejne grupy społeczne. Rynkowa niepewność i konieczność rozpatrywania przez menedżerów długiego marszu w kierunku normalności stawia nowe wyzwania przed specjalistami HR i komunikacji wewnętrznej.
Podejmowanie decyzji w czasach niepewności i ryzyka
W związku z takim obrazem rzeczywistości firmy powinny podjąć następujące działania:
- monitorować rynek w kwestii regulacji dla własnych grup zawodowych
- promować konieczność przyspieszonych szczepień dla własnej grupy zawodowej (tam gdzie zachodzi społeczny interes)
- stworzyć mechanizmy wsparcia dla menedżerów w podejmowaniu decyzji w warunkach dużej niepewności i ryzyka oraz redukcji stresu
- zapewnić dodatkowe szkolenia z budowania strategii scenariuszowych
- wspierać w udoskonalaniu metod bieżącego monitorowania rynku w kontekście działań podejmowanych przez branże i konkurentów.
Konieczne wsparcie dla menedżerów w motywowaniu zespołów pracujących zdalnie oraz w zarządzaniu zespołami rozproszonymi
Do wielu menedżerów i szefów firm dotarł również fakt, że obecny stan nie jest stanem chwilowym i potrwa on jeszcze pewnie wiele miesięcy. Jednocześnie coraz trudniejszym wyzwaniem może okazać się motywowanie zespołów w pracy zdalnej, szczególnie zespołów rozproszonych, a także tych pracujących w modelach hybrydowych.
Ważnym elementem w komunikacji skierowanej do wewnątrz organizacji jest:
- Przygotowanie planu powrotu do normalności i benchamrk do innych podmiotów z branży
- Doszkalanie menedżerów z modeli i sposobów zdalnego zarządzania zespołami,
- Stałe podnoszenie kwalifikacji technologicznych oraz wdrożenie narzędzi wspierających ich w ocenie wyników pracownika w formie zdalnej.
- Rozwijać wśród pracowników szybkie i efektywne raportowanie własnych działań oraz komunikacja zwrotna problemów, tak by organizacja mogła sobie szybko z nimi poradzić.
Fakt, iż COVID-19 pozostanie z nami na długo sprawia, że też czas pandemii powinien zostać potraktowany, jako stan faktyczny, przez który wielu przedsiębiorców będzie podejmować trudne decyzje oznaczające dopasowanie mocy produkcyjnych do obecnego zapotrzebowania rynku, nie licząc na szybką zmianę trendu. Oznacza to również przygotowanie komunikacyjne firm na ograniczenia w zatrudnieniu oraz komunikację redukcji zatrudnienia wewnątrz organizacji.
Komunikacja w zespołach – zmianowanie kanałów i aktywności
Przeciążenie komunikacją elektroniczną powoduje konieczność zmianowania kanałów komunikacji oraz poszukiwania metod alternatywnych lub przynajmniej wskazania, że organizacja dostrzega problem przeciążenia komunikacją elektroniczną np. poprzez organizację dnia bez webinarów i wideokonferencji.
Innym sposobem pokazania, że możemy jednak mieć cały czas relacje wewnątrz firmy może być więcej informacji dostępnych w formule on-demand:
- gazetka z życia firmy rozdawana na recepcji
- wywiady one-to-one dostępne online w formie wideo lub firmowych podcastów
- gry zespołowe realizowane online i offline (w biurze).
- spotkania w przestrzeni VR gdzie możemy po godzinach odbyć mniej formalne spotkanie z pomocą naszych własnych avatarów.
Lęk przed dopadającym nas kryzysem i budowanie poczucia sensu
Wielu menedżerów będzie przeżywało lub już doświadcza dużych spadków nastroju.
Dla menedżerów obecnie bardzo istotne są wszelkie pozytywne informacje, dlatego też w komunikacji wewnętrznej powinniśmy pomóc im świętować nawet najmniejsze sukcesy organizacji, angażować we wspólne działania, które pokazują sens dalszej walki o przetrwanie firmy lub w przypadku dobrych wyników umożliwiają zaangażowanie pracowników w takie działania, które pokazują, że firma wspiera ratowanie innych biznesów oraz miejsc pracy innych ludzi. Wszystko to po to, by pracownicy mogli zachować nadzieję i poczucie sensu własnych działań oraz czuć się dobrze jeśli ich firma przezywa wywołany kryzysem boom a ich bliscy np. tracą pracę lub mają ograniczone możliwości zarobkowania przez wiele miesięcy.
Dbałość o zdrowie psychiczne pracowników pozostanie jednym z kluczowych zadań dla firm w 2021 roku
Osoby odpowiedzialne za komunikację w firmach będą coraz bardziej polegać na wynikach badań behawioralnych – psychologii, ekonomii behawioralnej i socjologii. Istotne będą wszelkie programy, które pomagają pracownikom poradzić sobie z odczuwanymi trudnościami, bezpiecznie wyrazić wszelkie swoje obawy, ale też przepracować porażki, które mogą wynikać z bardzo szybko zmieniającego się otoczenia biznesowego. Dobre efekty w badaniach nad skutecznym redukowaniem stresu u menedżerów przynosi:
- praktyka uważności
- ćwiczenia z mindfulness
- terapie tzw. trzeciej fali np. ACT
Przed firmami będą stały również trudne do podjęcia decyzje dotyczące przyszłej formy funkcjonowania. Wiele biznesów nie powróci do pracy biurowej i będzie działać zdalnie nawet po zakończeniu pandemii. Konieczność podjęcia takich decyzji będzie jednak wymagała w wielu organizacjach dialogu społecznego i osoby zajmujące się komunikacją powinny być na to przygotowane.
Bardzo trudnym elementem będzie też wypracowanie nowych sposobów onboardingu, czyli wprowadzania nowych osób do organizacji w pracy zdalnej lub hybrydowej oraz zapoznawania ich z kulturą organizacji.
W komunikacji zewnętrznej pierwsze skrzypce będzie odgrywała komunikacja korporacyjna
Do ważnych kanałów komunikacji w 2021 roku nadal należeć będzie telewizja i Internet. W obszarach komunikacji natomiast w miejsce programów i kampanii edukacyjnych królować będzie komunikacja korporacyjna, corporate social responsibility oraz działania public affairs nakierowane na uruchamianie poszczególnych branż w perspektywie post-COVID. Od liderów, prezesów firm i zarządów opinia społeczna i pracownicy będą oczekiwali przede wszystkim autentyczności oraz szczerej komunikacji. Pracownicy będą wymagali również od liderów elastyczności i szybkiego reagowania na zmiany rynkowe, w ramach pomocy swoim zespołom w wychodzeniu z pandemii.
W kwestii kampanii edukacyjnych mniej będzie eventów, nie znikną jednak działania w przestrzeniach publicznych szczególnie tam gdzie się relaksujemy, spacerujemy lub biegamy a nawet morsujemy (nowe sposoby spędzania wolnego czasu wymuszone przez pandemię). W miejsce tradycyjnych form dotarcia jako narzędzia pierwszego wyboru będą wchodziły działania internetowe, webinary, grupy społecznościowe, działania z influencerami oraz inne formy, które docierają do domu użytkownika. Podsumowując 2021 rok będzie kolejnym dużym wyzwaniem dla specjalistów od komunikacji i będzie wymagał od szybkich reakcji, elastyczności i wytrwałości w działaniu.