Wpis

5 złotych zasad pisania informacji prasowej

Tworzenie informacji prasowych to codzienność niemal każdego PR-owca, a także najpopularniejsza forma utrzymywania kontaktu z mediami. Dobrze napisana informacja angażuje dziennikarza od pierwszych sekund otwarcia e-maila. Nieprzemyślana prowadzi do przedłużającego się i frustrującego dla obu stron follow-upu. Jak napisać informację prasową, by zwiększyć szanse na publikacje? Przedstawiamy 5 zasad pisania informacji prasowych, które zainteresują dziennikarza i… rozgrzeją Twoje konto monitoringu mediów do czerwoności.

1. Krótko, zwięźle i na temat

To podstawowa zasada tworzenia komunikatów. Każdego dnia dziennikarz dostaje co najmniej kilkanaście informacji prasowych. Na przeczytanie Twojej nie poświęci więcej niż kilka sekund (przynajmniej za pierwszym razem). Dla redaktorów najważniejszy jest tytuł i lead. Jeżeli tytuł zaciekawi dziennikarza na tyle, że zdecyduje się otworzyć emaila – połowa sukcesu za Tobą. W leadzie od razu przejdź do sedna sprawy. Kto? Co? Gdzie? Kiedy? Dlaczego? To pytania, na które dziennikarz powinien poznać odpowiedź już w pierwszych zdaniach komunikatu. Warto napisać je pogrubioną czcionką. W tym miejscu możesz także zawrzeć informacje, które wyróżniają Twój produkt czy wydarzenie na tle innych, np. wdrożenie funkcjonalności niespotykanej dotąd na rynku czy udział gości specjalnych. W rozwinięciu informacji możesz zamieścić krótką wypowiedź eksperta, a także wykresy, statystyki – czyli wszystko to, co uszczegółowi i uatrakcyjni Twój materiał.

2. Zasada odwróconej piramidy

Zgodnie z zasadą odwróconej piramidy, już po pierwszym zerknięciu na tekst dziennikarz będzie wiedział, czy jest zainteresowany tematem. Najważniejsze informacje powinny znaleźć się na górze, mniej ważne na dole. Najpierw zwraca uwagę tytuł, następnie lead, dopiero później rozwinięcie i dodatkowe szczegóły. By ułatwić napisanie komunikatu, poniżej prezentujemy najczęściej stosowany układ informacji prasowej.

Logo oraz nazwa firmy – informacja może być pisana na firmowym papierze.

Napis: informacja prasowa – lewy górny róg.

Data napisania komunikatu – prawy górny róg.

Tytuł – chwytliwy i treściwy jednocześnie, tzw. „pierwszy wabik” na dziennikarza.

Lead – kluczowy fragment, od którego zależy zainteresowanie dziennikarza danym tematem, sedno informacji prasowej.

Rozwinięcie – informacje szczegółowe – wykresy, wypowiedzi ekspertów, cytaty.

Informacje o firmie/agencji PR – krótki opis działalności firmy/agencji PR. Kim jesteśmy? Jakie są nasze główne osiągnięcia? Co nas wyróżnia na tle konkurencji?

Dane kontaktowe – dane do PR-owca zajmującego się danym tematem, mogą okazać się potrzebne np. w przypadku chęci kontaktu dziennikarza z ekspertami.

3. Prosto, ale z pomysłem

Język informacji prasowej powinien być prosty, dopasowany do odbiorcy – inny komunikat wyślemy do dziennikarza lifestyle’owego, inny do redaktora zajmującego się tematyką medyczną. Trzymaj się reguły: im mniej, tym lepiej. Bądź bezstronny, pisz w trzeciej osobie, podawaj sprawdzone informacje oraz zweryfikowane dane liczbowe. Wystrzegaj się przytaczania opinii, rozbudowanych zdań, niezrozumiałych wyrażeń i przesadnych ozdobników. Fantastyczny, jedyny w swoim rodzaju – na tego typu określenia dziennikarz reaguje alergicznie. Kolejne akapity oddziel osobnymi nagłówkami – z pewnością zwiększy to uwagę czytającego. Dobra informacja prasowa nie powinna przekraczać 2 stron A4, choć nie jest to regułą, np. jeżeli zamieszczasz wykresy. Przesłanie, jakie niesie za sobą komunikat, nie może być ukryte między słowami, musi jasno wybrzmiewać z jego treści już od pierwszych słów pierwszego akapitu.

4. Poczuj rytm pracy dziennikarza

Napisanie treściwego komunikatu to nie lada sztuka. Jeszcze większym wyzwaniem jest zainteresowanie nim dziennikarzy, szczególnie z mediów ogólnopolskich. By być skutecznym, musisz poczuć rytm pracy dziennikarza. Wieczny brak czasu, terminy „na już”, stale zapełniona skrzynka e-mailowa i codzienne poszukiwania gorących tematów – to jego chleb powszedni. Pamiętaj zatem, że w morzu e-maili dziennikarze zwracają uwagę wyłącznie na najciekawsze oraz z ich perspektywy najmniej pracochłonne informacje prasowe. Informacja z założenia powinna być przygotowana tak, by można ją było opublikować bez konieczności wprowadzania zmian. Pomocne będzie także solidne przygotowanie bazy kontaktów – redakcji branżowych, które faktycznie będą zainteresowane danym tematem, np. informacja dotycząca wizerunku pracodawcy z pewnością bardziej zainteresuje dziennikarzy z branży HR, niż redaktorów czasopism medycznych. Jeżeli Twój komunikat wysyłany jest do małej bazy kontaktów, postaraj się spersonalizować e-maila. Personalizacja zwiększa szansę na jego pozytywny odbiór. Dziennikarza ucieszą także załączone do wiadomości materiały dodatkowe, takie jak grafiki, zdjęcia, które wzbogacą materiał.

5. Trening czyni mistrza

Pierwszą wysyłkę informacji prasowych masz już za sobą? Narzekasz na brak zainteresowania i małą liczbę publikacji? Nie przejmuj się! Pisanie informacji prasowych to kwestia wprawy, z każdą kolejną będzie coraz lepiej. Z czasem utrwalisz schemat ich tworzenia, poznasz lepiej dziennikarzy, zaczniesz trafniej dobierać redakcje. Warto także podejrzeć, jak robią to inni, doświadczeni PR-owcy. Przykładową informację prasową możesz przeczytać tutaj. A teraz do dzieła! Twoje pierwsze publikacje już niebawem.

kontakt

Dane adresowe

ul. Marszałkowska 140/46 w Warszawie
E-mail: procontent@procontent.pl
Telefon: + 48 22 404 98 97

Zapytania ofertowe

E-mail: iwonakubicz@procontent.pl
Telefon: 501 162 317

RODO

Sprawdź, jak przechowujemy i chronimy dane osobowe pod tym linkiem.